オフィスにおける紙文書の電子化により情報共有を推進し、セキュリティを確保するという課題は古くからのものだが、実際にはコスト面や工数、そしてそれを専門に行う社内スタッフの確保などの問題で、なかなか実施するには至っていない会社が多かった。しかし昨今のオフィス統合による執務スペースの確保が大きな課題として現れるようになったため、低価格での電子化アウトソーシングサービスの提供が待たれていたところであった。
そうしたニーズに応えるのが、コニカミノルタのイメージファイリングサービスである。

サービスの手順は次のとおりだ。
オフィスから、場所別・種類別などに仕分けした書類を信書専用コンテナで輸送し、その後5～7日でイメージ化し、成果品とともに返却される。

モノクロ、グレイスケール、カラーでのイメージデータとして作成される。データはCD-RまたはDVD-Rに焼き付けて納品されるので、その後、自社の文書管理システムに取り入れて活用することができる。

文書は一度電子化すれば、セキュリティ確保のために公開範囲を設定したり、文書の重み付けをしたりして、弾力的な文書管理が可能になる。これまで単に「社外秘」とだけされていた紙文書が、電子化されることによって、どの役職までが閲覧できるのか、管理責任者を誰にするかなど、個別に検討することができる。

また、これまで同じ書類のコピーを各メンバーが持っていたものを、共有文書化することでデスクスペースを効率的に使用できたり、文書倉庫そのものを撤去したりすることで、オフィススペースの節減に大きく寄与できる。
（TechinsightJapan編集部 真田裕一）