文書電子化が進んでいる昨今でも、未だに電子データが存在せず紙文書をもう一度ワードやエクセルで作り直す局面はざらにある。こういう二重作業は生産性の低下を招き、無益な残業の連続になりがちだ。こうした局面を打開するソリューションが大塚商会とサイオステクノロジーから発表された。両社は平成22年1月25日より、複合機のスキャナ機能を利用し、紙文書を編集可能な電子文書へ変換するソリューションを提供する。

本ソリューションは、株式会社リコー製複合機にスキャナ登録作業を可能にするサイオス製ソフト「Quickコンバート」を搭載し、大塚商会が導入支援、保守サービスを行うものである。

「Quickコンバート」を利用すると、スキャナ機能で文書を電子化する際に、データとして編集可能な形(Word、Excel、PowerPointなどMicrosoft Officeをはじめとする各種フォーマット)に変換することができる。
これにより、紙文書の電子化による文書の保存、配布に留まらず、電子文書へ変換されたデータの利用方法が大きく広がる。
電子化された文書はデータとして、グループウェアや業務システムなどのアプリケーションへ取り込むことも可能で、大幅な業務効率向上を図ることができる。

今回、Quickコンバートによって変換されたデータを取り込むことのできるアプリケーションは、名刺管理や当て込み印刷などができる「やさしくシリーズ」(メディアドライブ株式会社)があり、今後、株式会社OSK製「eValueNS」などアプリケーションを随時増やされていく予定である。

また、大塚商会が提供する導入支援サービスでは、企業における電子化の目的と現状業務を把握し、その環境や業務・運用方法に合わせたシステムの導入や運用について指導を行う。これらにより、個々の企業の業務形態に即した運用が可能となり、オフィスのデジタル化推進と業務効率の向上が可能となる。

電子文書のバージョン管理システムや履歴確保システム等とも連携を図ることにより、いっそうのオフィス業務の合理化が期待できよう。
（TechinsightJapan編集部　真田裕一）