緊急事態発生時の行動マニュアルや危機管理マニュアルなどの社内規定は、法令改正などの外的要因や社内組織変更などの内的要因により、頻繁に改訂を行わなければならない。しかも「いつ」「どこが」「どのように」改訂されたかについて、関係部署への周知も必要であるため、その管理は煩雑を極める。
そうした状況を改善するためのソフトウェアが、　富士ゼロックスの「Apeos PEMaster Manual Weaver2.0」である。

「Apeos PEMaster Manual Weaver 2.0」は、業務マニュアルや社内規程などの業務手続きを記述した「規程/マニュアル」文書の作成や版管理、変更履歴管理などの効率化を支援する。
法律による規制が厳しくその改定が多い金融・運輸・医薬・その他製造業などの業種において、業務の生産性向上に貢献する。

作成では、編・章・節などがすでにフォーマッティングされているので、レイアウト等を気にせず簡単に入力できる。また、所定フォーマットに入力すると、HTML形式やPDF形式のデータが自動生成されるので、イントラネット掲載用、印刷用としてすぐに活用が可能である。

また、編・章・節などの単位で入力できるので、更新作業のロードを大幅に削減できる。

特に管理面で効果が大きいのは、編・章・節などの単位の新旧データを一元管理することができる点である。
規程の改定時は、改定履歴や差分を自動的に登録するため、変更箇所が新旧比較で確認でき、監査時には、過去の統制状況を迅速に説明することが可能となる。

監査時に、3年前の統制記録を求められて、ただちに当時の諸規定を準備できなければ、監査人の心証を害し、建設的な監査を阻害するおそれがある。

3年前に、どの法改正があって、同時に社内組織規定がどのように変わったかを説明し、それによって当時の統制記録の正当性を立証することができれば、可監査性が高まり、企業の価値向上につながる。

富士ゼロックスでは、サービスメニューとして、導入前の更新手順や改定時の入力基準策定のアドバイス、コンテンツの設計やデータ移行、さらには導入前から導入後の教育に至るまで、要望に応じて提供も行っている。

社内規定管理に関する業務は、とかく裏方の作業と見なされることが多く、煩雑な割には地味な仕事であるため、ともすれば敬遠されがちな業務である。

「Apeos PEMaster Manual Weaver2.0」のようなツールの導入により、実作業工数を大きく減らし、内部統制やコンプライアンス確保といった企業の主要課題に直結できる体制づくりを行うことも必要であろう。
（TechinsightJapan編集部　真田裕一）